Team building, séminaire, business meeting… L’événement professionnel est un élément à part entière de la stratégie de communication de l’entreprise. Il peut avoir plusieurs objectifs : renforcer la cohésion d’équipe, présenter et promouvoir un produit, etc. Mais peu importe le type et le but, son succès repose essentiellement sur l’organisation. À ce propos, découvrez dans cet article les principaux leviers à exploiter pour réussir un événement d’entreprise.
Choisir un thème pour son événement
La thématique est l’un des leviers à exploiter pour qu’il sera votre événement d’entreprise original et à votre image. C’est une bonne façon de marquer les esprits et d’en faire une expérience inoubliable pour tous les participants. Parmi les thèmes les plus populaires, on peut citer :
- L’art et la culture,
- Les jeux vidéo,
- Le voyage,
- Le sport,
- La gastronomie,
- La musique,
- Etc.
Mais aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises n’hésitent pas à innover pour créer un événement professionnel unique et singulier. D’ailleurs, les domaines qui touchent la réalité virtuelle et l’intelligence artificielle sont d’actualités.
Le choix du lieu
Le lieu où va se dérouler l’événement se doit d’incarner l’image de votre projet. Il faudrait aussi penser à ce que vous voulez y faire. Si l’objectif de l’événement est d’informer les participants, l’idéal est de choisir un endroit calme. Inversement, préférez un lieu convivial où vous pouvez faire des animations. Chaque invité pourra ainsi prendre part de manière active à l’événement.
Par ailleurs, le lieu se choisit en fonction de la capacité d’accueil. Optez pour un endroit parfaitement adapté au nombre d’invités attendus, ni trop grand ni trop étroit. L’accessibilité est également un facteur essentiel, notamment si vos participants viennent de loin. Il est préférable de choisir un lieu situé à proximité de la gare et des hôtels. Enfin, il convient de donner un sens au choix du lieu. Par exemple, pour une entreprise dont les bureaux se trouvent dans les grandes villes. Un lieu à proximité de la nature prend tout son sens et vice versa.
Prévoir des animations
Pour un événement qui sort de l’ordinaire, une bonne animation est la base. Elle apporte de l’ambiance et fait passer un moment exceptionnel aux participants. L’animation spectacle et artistique reste la valeur sûre d’autant plus si la manifestation se déroule en soirée. Vous pouvez pour cela compter sur des musiciens, des danseurs et des humoristes. En complément, trouvez également des activités qui plairont à tout le monde :
- Animations photos,
- Face painting (peinture sur visage),
- Les promenades guidées,
- Etc.
L’escape game est également une activité originale qui rencontre un véritable succès depuis ces derniers temps. Au-delà du dépaysement total, ce jeu présente l’avantage d’être facile à personnaliser. Vous pouvez l’utiliser pour transmettre vos valeurs et pour mettre en valeur vos services de façon innovante.
Sachez que les idées d’animations sont d’autant plus nombreuses pendant la période de Noël et de fin d’année. D’ailleurs, c’est souvent l’occasion la plus choisie par les entreprises pour organiser des rencontres internes.
Comme idées d’activités, on retrouve les assemblées d’arbres de Noël, bars à vin, séances de casino, etc. Et pour mettre l’ambiance dans les soirées enneigées, vous pouvez compter sur les DJ et les orchestres.
L’importance de communiquer sur l’événement
Que les participants soient vos clients ou vos collaborateurs, la communication ne doit pas être négligée. Elle a pour but de prévenir les participants et de garantir leur présence. Si vos cibles sont vos clients, le teasing est le moyen parfait pour les inciter à participer à l’événement. Il s’agit d’attiser leur curiosité afin de leur donner envie de venir. Cette technique est aussi valable pour motiver les collaborateurs de l’entreprise. Le teasing peut prendre différentes formes : quizz, jeux, mails énigmatiques, etc.
Toutefois, le plan de communication ne doit pas se limiter au teasing. Pensez aussi à partager des photos, à créer des hashtags pour les réseaux sociaux et à vous informer sur le lieu. Ces informations permettent de faire la publicité de l’événement et de donner envie aux derniers indécis de participer.
Parmi les autres leviers à exploiter, le live streaming est un moyen efficace et ultra tendance actuellement. Il consiste en la diffusion en temps réel de l’événement sur le site de l’entreprise et sur les réseaux sociaux.
Après l’événement, mettez également en place un formulaire de satisfaction pour recueillir les avis des participants. Quelques jours après, envoyez à chacun d’eux un mot de remerciement et les photos prises lors de l’événement.
Pour conclure, organiser un événement professionnel permet à coup sûr de valoriser votre entreprise. Grâce à ces conseils, vous connaissez maintenant les leviers à exploiter pour que celui-ci soit une réussite. Il faut entre autres communiquer sur l’événement, choisir un thème et trouver la bonne animation.
